In 5 stappen starten met een payroll constructie

Start je binnenkort met payrollen? Wat een heerlijk vooruitzicht dat je je dan weer helemaal kunt storten op de inhoud van je werk in plaats van het regelen van randzaken. Gefeliciteerd! We kunnen ons voorstellen dat je je afvraagt hoe de overstap naar payroll in de praktijk gaat. 

Want welke taken neemt de payrollpartij op zich? En hoe verloopt de inschrijving van jouw medewerkers, wat wordt er van hen én van jou verwacht? Persoonality's Esther en Marije vertellen je graag hoe zo'n overstap bij Persoonality in z’n werk gaat, zo heb je een idee wat jou te wachten staat.

Stap 1: de samenwerkingsovereenkomst

Je krijgt bij ons gelijk een vast contactpersoon. Samen bespreken we vooraf uitgebreid de verwachtingen. Gemaakte afspraken leggen we vast in de samenwerkingsovereenkomst. Zo weet je precies waar je aan toe bent. 

Marije: “Het voordeel van één vaste contactpersoon is dat we een relatie opbouwen met ondernemer en medewerkers. Tegelijkertijd zijn we goed op de hoogte van wat bij jou speelt.”

Stap 2: de voorlichtingsbijeenkomst

Marije: “Daarna plannen we een voorlichtingsbijeenkomst. Daar maken jouw medewerkers kennis met ons. Formeel overstappen van werkgever is natuurlijk niet niks. Wij vinden het belangrijk dat  medewerkers de gezichten achter Persoonality zien, onze gezichten! Dat praat makkelijker op het moment dat zij ons nodig hebben.”
 
Esther: “Deze bijeenkomst organiseren we samen met jou. We geven antwoorden op alle vragen van medewerkers en leggen uit dat er op de werkvloer niets verandert: opgebouwde dienstjaren worden meegenomen en payrollmedewerkers hebben dezelfde rechten als medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn. We laten hen ook duidelijk zien wat er wel verandert.”

Stap 3: medewerkers inschrijven

Esther: “De volgende stap is het inschrijven van jouw medewerkers in ons systeem. Hiervoor vragen we jou om de contractgegevens aan te leveren. En van medewerkers hebben we een legitimatiebewijs nodig. Maak je geen zorgen, we regelen de rest. Wij verwerken en checken alle gegevens en rechten; worden medewerkers bijvoorbeeld volgens de juiste cao betaald? etcetera.”

Marije: “Nadat jij je medewerkers aanmeldt, ontvangen zij een mail over hun inschrijving. Hierin vragen wij of zij alle ingevulde gegevens goed willen checken en eventueel willen aanvullen. Is alles juist? Dan geven zij hun akkoord aan ons door en gaan wij aan de slag.  Wij maken de arbeidsovereenkomsten snel in orde zodat we in korte tijd het eerste salaris al kunnen uitbetalen. Nu werkt jouw personeel via een payroll constructie!”

Stap 4: Jop is ingericht en klaar voor gebruik

Marije: “Na het afronden van de inschrijving kun je de gewerkte uren van jouw medewerkers simpel en snel aan ons doorgeven via Jop. Jop staat voor Jouw Online Personeelsmanager en is onze online HR-portal. Hierin vinden jij en jouw medewerkers vanaf nu alle relevante werkzaken. Zoals facturen, contracten, tips en trucs die helpen bij het HR beleid. Ook managementinformatie is in Jop 24/7 beschikbaar. Jouw medewerkers vinden in Jop ook al hun werkzaken terug zoals hun loonstroken, contract, arbeidsvoorwaarden, maar ook gratis online opleidingen." 

Stap 5: oude contracten opzeggen

Esther: “Eén van de voordelen van payroll via Persoonality is dat je een vast en professioneel aanspreekpunt hebt voor alle werkgever- en personeelszaken. Alle contacten en contracten lopen via Persoonality. Verzuim, pensioenen, afdrachten: het zit allemaal in onze dienstverlening. De oude contracten kunnen dus opgezegd worden. Hier informeren we je altijd over en natuurlijk helpen we je hierbij. Om je een idee te geven aan welke contracten het gaat:

• Opzeggen van de lopende verzuimverzekering: omdat ziekteverzuim tot onze dienstverlening behoort, heb je de huidige verzuimverzekering niet meer nodig.

• Opzeggen arbodienst contract: als je contact hebt met de arbodienst, dan kun je dit ook opzeggen. Dit regelen wij voor je.

• Afmelden Belastingdienst: juridisch ben je geen werkgever meer, dus is het belangrijk om medewerkers uit dienst te melden bij het bedrijf en aan te melden bij Persoonality. Vaak is dit een taak die de accountant op zich neemt.

• Afmelden huidige pensioenen: vergeet niet om jouw medewerkers af te melden bij het huidige pensioenfonds. Bij Persoonality bouwen medewerkers vanaf 21 jaar en vanaf de eerste dag pensioen op. Hiervoor hoeven jij en jouw medewerkers dus geen premie meer af te dragen bij het huidige pensioenfonds.”

• Opzeggen loonadministratie bij de accountant: vanaf de overstap is de accountant niet meer verantwoordelijk voor de salarisadministratie.​​

Klaar! En nu?

Marije: “Eigenlijk is het daarna een kwestie van uren doorgeven. Na ongeveer twee verloningen, plannen we een evaluatiegesprek.
 
Esther: “In Jop worden alle managementcijfers inzichtelijk gemaakt. In de vervolggesprekken kunnen we ons dan samen richten op groei. Zo kunnen we je als gesprekspartner verder helpen met het HR beleid en alles daaromheen.”

Wist je dat je het hele jaar kunt overstappen op Payroll?

Esther: “Veel ondernemers verwarren de jaarrekening van hun accountant met personeelszaken of het belastingtechnische aspect hiervan. Zij verwachten dat het alleen mogelijk is om aan het einde van het boekjaar over te stappen. Dit is geen voorwaarde bij payroll. Je kunt dus op elk moment overstappen van (eigen) loonadministratie naar payroll. Zit je nog bij een andere payroller? Check dan wel eerst goed het huidige contract voordat het nieuwe contract wordt ondertekend.”